IA pour la gestion locative : chaque loyer
trouve son lot
Pour un administrateur de biens, un syndic ou un bailleur qui gère lui-même : chaque loyer reçu est rattaché à son lot, les échéances des baux et des assemblées sont rappelées avant leur terme, et les factures de l'immeuble arrivent préparées dans l'outil de gestion, à valider. Le gestionnaire vérifie et décide.
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Encaisser, tenir les dates, gérer l'immeuble
- 01Les loyers du mois en début de mois, les virements arrivent sans toujours dire de quel lot ils viennent. Chaque ligne du relevé se rapproche à la main d'un locataire et d'un appel de loyer.
- 02Les dates à ne pas laisser passer la révision du loyer se fait chaque année à la date prévue au bail, et le bailleur qui ne la demande pas dans l'année qui suit y renonce pour l'année écoulée (loi du 6 juillet 1989, article 17-1).
- 03La vie de la copropriété au moins une assemblée générale par an, convoquée par le syndic (décret du 17 mars 1967, article 7), et entre deux assemblées, les factures de l'immeuble et les demandes des copropriétaires.
Un virement sans libellé. Un lot, un locataire, retrouvés.
Du virement au lot, du bail à sa révision
Deux circuits. En haut, un virement du relevé retrouve son lot et son locataire. En bas, la date de révision d'un bail devient un rappel, sauf si la loi exclut la révision.
Ce que l'IA reprend en gestion locative et en syndic, lot après lot
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01. Rapprochement des loyers, lot par lot
Chaque virement du relevé est rattaché au lot et au locataire qui l'a payé. Un loyer absent, partiel ou versé deux fois apparaît dans la liste des manquants avec son lot, pour que la relance parte du bon dossier.
La réponse, tous métiers confondus : Rapprochement des loyers, lot par lot- Entre : le relevé du compte
- Sort : les loyers rattachés
- Sort : les loyers manquants
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02. Révisions, fins de bail, assemblées : chaque date tenue
Révision annuelle, fin de bail, attestation d'assurance, assemblée générale : chaque date est relevée une fois dans le bail ou le règlement, et un rappel arrive avant la date. La règle s'essaie à blanc sur des baux déjà suivis avant de servir.
La réponse, tous métiers confondus : Révisions, fins de bail, assemblées : chaque date tenue- Entre : le bail, le règlement
- Sort : le rappel avant le terme
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03. Factures de chaque immeuble rattachées à leur fournisseur
Entretien, énergie, petits travaux : la facture arrive, elle est lue puis reliée à l'immeuble et au fournisseur, et posée en brouillon dans l'outil de gestion locative. Le gestionnaire vérifie avant qu'elle entre dans les charges.
La réponse, tous métiers confondus : Factures de chaque immeuble rattachées à leur fournisseur- Entre : la facture d'entretien
- Sort : un brouillon par immeuble
- Vérifie : le gestionnaire
Ce que l'IA ne fait pas : les locataires, les copropriétaires, l'assemblée
La machine rapproche, range et rappelle. Elle ne relance aucun locataire, ne révise aucun loyer et ne convoque aucune assemblée : chaque décision reste au gestionnaire, au bailleur ou au syndic.
Le temps gagné sur le pointage des virements retourne aux visites, aux états des lieux et aux échanges avec les copropriétaires.
Pour savoir qui voit les données des locataires : Données et conformité.
Questions fréquentes sur l'IA pour administrateurs de biens et syndics
- 01Un locataire paie en plusieurs fois. chaque versement est rattaché au même lot, et le loyer reste marqué partiel tant que le total n'est pas atteint.
- 02Nos baux ont été signés à des dates différentes. chaque bail garde sa propre date de révision. Elle se relève une fois, et le rappel suit le calendrier de chaque lot.
- 03La machine relance-t-elle les locataires ? non. Elle dit quel loyer manque et depuis quand. Le choix de relancer, et la manière, restent au gestionnaire.
- 04Et pour un logement classé F ou G ? la règle écrite en tient compte : la loi exclut la révision du loyer pour ces logements (loi du 6 juillet 1989, article 17-1), le rappel n'est donc pas posé.
- 05Un copropriétaire demande une facture de l'an dernier. les factures sont rangées par immeuble, par fournisseur et par date : elle se retrouve sans ouvrir un seul classeur.
- 06Par où commencer avec plusieurs centaines de lots ? par un seul immeuble, ou un seul portefeuille de baux, sur un mois de relevés. Les autres suivent quand le rapprochement tient.
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Un immeuble, pour commencer
Le cadrage prend un immeuble et un mois de relevés : d'où viennent les loyers, où se perdent les factures, quelles dates se surveillent de tête. La note remise dit quoi installer d'abord, et reste au cabinet de gestion.