IA pour l'assistanat de direction : chaque échéance
vue à temps
Pour l'assistante ou l'assistant qui tient les dossiers d'une direction : chaque contrat est lu avec sa date de fin et son préavis, les dates de la société sont posées d'avance, et la semaine arrive en une liste le lundi. La décision reste à la direction.
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Suivre, prévoir, prévenir
- 01Les contrats de l'entreprise assurances, bail, maintenance, abonnements : chacun a son terme et son délai de résiliation, écrits quelque part dans ses pages. Le Code des assurances permet à l'assuré de résilier chaque année, au moins deux mois avant l'échéance (article L113-12), mais un contrat qui couvre des risques professionnels peut prévoir d'autres règles.
- 02Les dates de la société dans une SARL, les comptes sont approuvés en assemblée dans les six mois qui suivent la clôture (Code de commerce, article L223-26), et les associés sont convoqués par lettre recommandée quinze jours au moins avant (article R223-20). Dans une SAS, ce sont les statuts qui fixent les formes (article L227-9).
- 03La semaine de la direction un préavis à envoyer, une convocation à préparer, un contrat à relire avant sa reconduction : ce qui tombe dans les jours qui viennent se rassemble à la main, depuis plusieurs boîtes mail et plusieurs tableurs.
Un contrat lu le jour de sa signature. Son préavis rappelé des mois plus tard.
Le contrat jusqu'au préavis, la clôture jusqu'à l'assemblée
Premier circuit : un contrat signé devient une date de préavis et un rappel. Second circuit : la clôture de l'exercice d'une SARL donne la date de l'assemblée et celle des convocations.
Ce que l'IA reprend à l'assistanat de direction, semaine après semaine
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01. Échéances et préavis de chaque contrat relevés
Chaque contrat signé est lu une fois : date de fin, durée du préavis, reconduction ou non. Un rappel est posé assez tôt pour laisser la direction choisir. Une clause qui ne dit pas clairement sa date est marquée à relire, jamais devinée.
La réponse, tous métiers confondus : Échéances et préavis de chaque contrat relevés- Entre : le contrat signé
- Sort : la date et son rappel
- Décide : la direction
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02. Le calendrier de la société, posé d'avance
Les délais propres à la société sont tirés de sa forme et de ses statuts : clôture, approbation des comptes, convocation. Chaque année, les dates en découlent. Avant la première utilisation, le calcul repasse sur les assemblées des années précédentes.
La réponse, tous métiers confondus : Le calendrier de la société, posé d'avance- Entre : la date de clôture
- Sort : les dates de l'assemblée
- Signe : la direction
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03. La liste du lundi, la date la plus proche en tête
Chaque lundi, ce qui tombe dans la semaine arrive en une seule liste : préavis à envoyer, convocations à préparer, contrats à relire. Chaque ligne porte sa date et la raison pour laquelle elle est là.
La réponse, tous métiers confondus : La liste du lundi, la date la plus proche en tête- Entre : les dates suivies
- Sort : la liste de la semaine
- Lit : l'assistante ou l'assistant
Ce que l'IA ne fait pas : l'agenda, les arbitrages, les personnes
La machine lit des dates et les range dans le temps. Elle ne résilie aucun contrat, ne convoque aucun associé et n'écrit à aucun assureur : chaque courrier part signé par la direction.
Le temps passé à fouiller les contrats et les tableurs retourne à ce que personne ne fait à sa place : l'agenda, les rendez-vous, les échanges avec les équipes.
La liste des dossiers de la direction que la machine lit : Données et conformité.
Questions fréquentes sur l'IA pour assistantes et assistants de direction
- 01L'IA peut-elle rédiger nos comptes rendus de réunion ? non, cette page ne couvre pas les comptes rendus : ils restent écrits par une personne présente à la réunion. La machine tient ici les contrats, les dates de la société et la liste de la semaine.
- 02Notre société est une SAS. les délais viennent alors surtout des statuts (article L227-9), et la règle est écrite depuis les vôtres. Avec un associé unique, les comptes restent à approuver dans les six mois après la clôture.
- 03Nos contrats dorment dans plusieurs boîtes mail. ils sont d'abord réunis au même endroit, un par un. Chacun est lu une seule fois ; ensuite, seuls les nouveaux contrats passent par la lecture.
- 04Un contrat ne dit pas clairement son préavis. il sort dans la liste avec la mention « à relire ». Aucune date n'est tirée d'une clause floue.
- 05La direction reçoit-elle la liste elle-même ? la liste part vers la personne choisie au cadrage. L'assistante ou l'assistant choisit ensuite ce qui monte jusqu'à la direction.
- 06Le groupe compte plusieurs sociétés. chacune garde sa règle : sa date de clôture, sa forme, ses statuts. La liste du lundi les réunit, société par société.
À lire aussi
- 01Gestion administrative le courrier entrant, nommé et classé
- 02Les dossiers de la direction les documents lus, et ceux qui ne sortent pas
- 03Le chemin d'une installation du premier échange aux premiers rappels
Les contrats signés, pour commencer
Au départ du cadrage : les contrats signés, le dernier calendrier de la société, les dates suivies de mémoire et celles qui ont failli passer. La note remise à la fin nomme la première tâche à reprendre. Elle appartient à l'entreprise, sans engagement.