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KAIROS DEPLOY

IA pour comptables : les pièces arrivent,
rien ne se retape

Pour un cabinet d'expertise comptable comme pour le service comptable d'une entreprise : l'IA lit les factures reçues et prépare l'écriture, propose le rapprochement avec le relevé bancaire, et range chaque pièce là où elle se retrouve. La validation reste au comptable.

Des sardines vues de profil qui nagent toutes dans le même sens, en pleine eau

Relevé de la page

Tâches reprises
3
Questions
6
Sections
7
Pages liées
3
01 / Ce qui revient chaque mois

Saisie, rapprochement, archivage : trois gestes par dossier

  • 01Les pièces reçues par mail, dans un dossier partagé, en photo prise au téléphone, parfois sur papier. Chacune s'ouvre, se lit, puis part en écriture avec son compte et sa TVA.
  • 02Le relevé bancaire chaque ligne doit retrouver sa pièce. Tant qu'elle ne l'a pas retrouvée, elle reste en suspens, et quelqu'un part à la recherche du justificatif.
  • 03La clôture au moment du bilan, chaque écriture doit pouvoir montrer sa pièce. Le Code de commerce impose de garder les pièces justificatives dix ans (article L123-22).
Un couloir de sardines traversé par la lumière

Une pièce lue une fois. Retrouvée pendant dix ans.

02 / Le schéma de fonctionnement

De la facture reçue au rapprochement bancaire

Deux circuits se rejoignent. En haut, la facture devient un brouillon d'écriture. En bas, la ligne du relevé bancaire vient retrouver cette écriture.

Le circuit d'une facture et de sa ligne de relevé Une facture est reçue, en PDF, en photo ou au format électronique. Son fournisseur, son hors taxes, sa TVA et son total sont relevés, puis le doublon et la TVA contrôlés. Un doute met la pièce de côté. Sinon un brouillon d'écriture est posé dans le logiciel et le comptable valide. Le relevé bancaire arrive, sa ligne est rapprochée de l'écriture, et l'écart est nommé s'il y en a un. Une facture arrive mail, PDF, photo, électronique LA MACHINE LIT Fournisseur identifié Hors taxes 720,00 TVA 144,00 Total 864,00 CONTRÔLES Doublon aucun TVA cohérente Un doute : mise de côté Brouillon d'écriture dans votre logiciel Le comptable valide Le relevé bancaire une ligne de 864,00 Lettrage proposé la ligne et l'écriture liées Rapprochée l'écart nommé s'il existe EXEMPLE DE DÉMONSTRATION, AUCUN CHIFFRE DE CLIENT RÉEL / TIRETÉ, CE QUI N'EST PAS ÉCRIT
03 / Ce qui s'installe

Ce que l'IA reprend en comptabilité, une tâche à la fois

  1. 01. Factures fournisseurs lues et passées en brouillon d'écriture

    La facture est lue quel que soit son format. Dans le logiciel comptable du dossier arrive un brouillon d'écriture : le fournisseur reconnu, le hors taxes, la TVA et le total séparés, la pièce attachée. Le comptable valide ou corrige.

    La réponse, tous métiers confondus : Factures fournisseurs lues et passées en brouillon d'écriture
    • Entre : la facture
    • Sort : le brouillon d'écriture
    • Valide : le comptable

  2. 02. Rapprochement bancaire : chaque ligne du relevé face à son écriture

    Pour chaque ligne du relevé, l'écriture qui lui correspond est proposée. Ce qui ne colle pas sort en liste, avec son motif : pièce absente, montant différent, paiement passé deux fois.

    • Entre : le relevé
    • Sort : les lettrages proposés
    • Sort : les écarts nommés

  3. 03. Pièces comptables nommées, rangées et retrouvables

    Chaque pièce lue est nommée selon la même règle et rangée dans le dossier choisi par le cabinet ou le service. Elle se retrouve par fournisseur, par date ou par montant, le jour d'un contrôle comme au bilan.

    • Entre : les pièces lues
    • Sort : un classement lisible
04 / Ce qui reste au comptable

Ce que l'IA ne fait pas : le jugement, la signature, le client

La machine prépare, elle ne tranche rien. Le compte choisi, le traitement de la TVA, le lien entre une ligne de relevé et une écriture : tout arrive en proposition, et rien n'entre en comptabilité sans l'accord d'une personne.

Le temps repris sur la saisie va là où la machine n'a rien à dire : l'analyse des comptes, les échanges avec le client, les cas qui sortent de l'ordinaire.

Le partage entre les pièces consultées et celles tenues à l'écart est détaillé dans Données et conformité.

05 / Questions de comptables

Questions fréquentes sur l'IA en comptabilité

  • 01La facture électronique rend-elle tout cela inutile ? non. La loi fixe les factures électroniques au 1er septembre 2026, et au 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises. D'ici là, une partie des fournisseurs envoie encore des PDF. Et une facture électronique reste à passer en écriture, puis à rapprocher du relevé.
  • 02Nos dossiers tournent sur des logiciels différents. le brouillon est posé dans le logiciel de chaque dossier. Le cadrage regarde, logiciel par logiciel, par où il accepte de recevoir des écritures.
  • 03Le compte proposé est faux : que se passe-t-il ? rien n'est enregistré tant que personne n'a validé. Le comptable corrige le brouillon, et la règle du fournisseur est reprise pour ses pièces suivantes.
  • 04Une photo floue, une facture écrite à la main ? la pièce est mise de côté, avec la raison du doute. Aucune écriture n'est proposée à partir d'une lecture incertaine.
  • 05Le cabinet est tenu au secret professionnel. oui, l'ordonnance du 19 septembre 1945 le pose (article 21). Les pièces confiées à un service d'IA sont donc choisies dossier par dossier et consignées par écrit avant la mise en place ; aucune autre ne franchit la porte du cabinet.
  • 06Par quoi commencer dans un cabinet ? par une seule tâche sur quelques dossiers : celle qui prend le plus d'heures chaque mois. Les autres attendent qu'elle tourne.
06 / Pour aller plus loin

À lire aussi

07 / Le premier pas

Une tâche, quelques dossiers, pour commencer

Le cadrage regarde comment les pièces circulent aujourd'hui, du mail reçu jusqu'au bilan, puis dit par écrit quelle tâche reprendre en premier. Ce document reste au cabinet, même sans suite.

Voir le cadrage